Tuesday 16.05.2006 11:58 Uhr
\nRubrik: News<\/p>\n
Ein Unternehmen hat die Entscheidung getroffen, dass eine neue Software eingef\u00fchrt werden soll. Die erste Aufgabe besteht darin, ein Dokument zu erstellen, das alle Anforderungen detailliert auflistet. Ein Projektteam wird zusammengestellt und ein Unternehmensberater zu Rate gezogen. Nach viel Arbeit ist das Kind geboren: das Pflichtenheft ist fertig.<\/strong><\/p>\n Ernsthaft – die meisten Firmen beginnen die Suche eines neuen Programms mit der Zusammenstellung eines Pflichtenheftes. Leider sind die Pflichtenhefte meist nur eine Aneinanderreihung der gew\u00fcnschten Features, die dem Softwarelieferanten in keiner Weise vermitteln, was f\u00fcr den Interessenten wirklich wesentlich ist.<\/p>\n Das Resultat: eine Auflistung von mehr oder weniger eindeutigen Schlagworten, die dem offerierenden Lieferanten keinerlei Hintergrund vermitteln und die lediglich mit „JA“ oder „NEIN“ beantwortet werden k\u00f6nnen. Ausschlaggebend ist die Anzahl der „JAs“: wenige „JAs“ bedeutet das Ausscheiden des anbietenden Lieferanten nach Einreichung des Pflichtenheftes; viele „JAs“ bedeutet ein Pr\u00e4sentationstermin. Am Ende entsteht eine Uneinigkeit zwischen den Parteien, weil viele der „JAs“ in der Pr\u00e4sentation sich nicht bewahrheiten, oder sich herausstellt, dass der pr\u00e4sentierende Lieferant nicht die Lebensnotwendigkeit gewisser Anforderungen der interessierten Partei erkannt hat. Um ein Pflichtenheft f\u00fcr beide Seiten sinnvoll zu gestalten, sollten folgende Punkte Beachtung finden:<\/p>\n 1. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor<\/p>\n Erstellen Sie ein Firmenprofil (max. eine Seite), das kurz Ihre Unternehmensstruktur, die Kernaktivit\u00e4t, den Markt sowie Ihre Konkurrenten beschreibt. Verweisen Sie auf Ihre Webpage, die bereits einen Gro\u00dfteil der erforderlichen Informationen enth\u00e4lt und erg\u00e4nzen Sie Details. Als Berater sollten Sie sowohl ein Profil Ihres eigenen Unternehmens sowie ein Profil der Firma, die Sie vertreten, erstellen.<\/p>\n 2. Erl\u00e4utern Sie Ihren Betriebsprozess und die Rolle, die die neue Software \u00fcbernehmen wird<\/p>\n Hierbei handelt es sich um den schwierigsten Teil bei der Erstellung eines Pflichtenheftes. Meist beschr\u00e4nkt sich der Verfasser auf kryptische Fragen, wie beispielsweise:<\/p>\n Mehrw\u00e4hrung (Ja \/ Nein)<\/p>\n Addresstyp (Ja \/ Nein)<\/p>\n Diese und viele weitere Features werden dem Lieferanten seitenweise vorgelegt. Dieser kann in den seltensten F\u00e4llen etwas damit anfangen, da er nicht einsch\u00e4tzen kann, wie diese Features im Betriebsprozess um- bzw. eingesetzt werden. F\u00fcr die Mehrw\u00e4hrungsf\u00e4higkeit sollte man wissen, ob man in Fremdw\u00e4hrung ein- oder verkauft oder ob Fremdw\u00e4hrung terminiert, reserviert, etc. Beschreibt man den gesamten Betriebsprozess, so kann ein guter Lieferant die Mindestvoraussetzung der erforderlichen Funktionalit\u00e4ten von sich aus erkennen. Entscheidend in diesem Zusammenhang ist, welcher Teil des Betriebsprozesses von der neuen Software abgedeckt werden soll und f\u00fcr welche andere Software (Name, Hersteller, Version, etc.) Interfaces ben\u00f6tigt werden. Dabei sollte, sofern es sich nicht um Standardsoftware handelt, eine ausf\u00fchrliche Beschreibung der Legacy-Systeme beigef\u00fcgt werden.<\/p>\n 3. Schildern Sie, was Sie von Ihrem Lieferanten erwarten<\/p>\n H\u00e4ufig wird der Lieferant in die Implementierungsphase mit einbezogen. Beschreiben Sie Ihren geplanten Implementierungsprozess, von der Zeit- und Ressourcenplanung, bis zu den Aufgaben, die der Lieferant \u00fcbernehmen sollte. Fordern Sie Ihr Gegen\u00fcber auf, eigene Erfahrungen und Vorschl\u00e4ge zur Implementierung zu erl\u00e4utern. Die Frage: „Wie unterst\u00fctzen Sie den Implementierungsprozess?“ ist genauso sinnvoll, wie: „Was k\u00f6nnen Sie mir bieten?“ Das passende Angebot h\u00e4ngt immer von der Situation ab. Wenn dem Pflichtenheft eine Pr\u00e4sentation folgt, sollten Sie sich im Vorfeld informieren, was Ihnen genau demonstriert werden soll. Konzentrieren Sie sich dabei auf einen Prozess, der umgesetzt werden muss und nicht auf Features. Jeder Lieferant liebt es, tolle „Bilder“ zu zeigen, jedoch bringen Sie diese nicht an Ihr Ziel. Entscheidender ist, ob das Produkt Ihre Prozesse unterst\u00fctzen kann; genaugenommen, wie effizient das passiert. Ergonomie ist wichtiger als sch\u00f6ne Bilder. Veranschaulichen Sie, wof\u00fcr Sie bereit sind zu bezahlen. Selbstverst\u00e4ndlich geh\u00f6rt ein Pr\u00e4sentationstag zum Verkaufsaufwand eines Lieferanten, wobei ein Workshop, der den Prozess Ihres Unternehmens in Miniatur simuliert und Einiges an Vorbereitungsaufwand erfordert, nicht immer gratis stattfinden kann. Der Nutzen eines solchen Workshops ist durchaus zweifelhaft. Es spielt keine Rolle, ob es sich um einen bezahlten oder unbezahlten Workshop handelt, meist bringen diese Workshops mehr Fragen als Antworten mit sich. Sinnvoller und effektiver ist es, gemeinsam mit dem Lieferanten Ihres Vertrauens eine Implementierung unter Ber\u00fccksichtigung eines m\u00f6glichen R\u00fccktrittsrechts zu beginnen.<\/p>\n 4. Beschreiben Sie den Entscheidungsprozess in Ihrem Unternehmen<\/p>\n F\u00fchren Sie auf, welche Schritte bis zur endg\u00fcltigen Entscheidung im Laufe des Entscheidungsprozesses zu durchlaufen sind. Teilen Sie bereits an dieser Stelle mit, innerhalb welchen Zeitraumes die Entscheidung gef\u00e4llt wird und wer die Entscheidung trifft, bzw. genehmigen wird. Listen Sie alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen und deren Funktionen auf und vermerken Sie, ob der Lieferant mit diesen Personen Kontakt aufnehmen soll. Teilen Sie mit, welches Budget Sie f\u00fcr Ihre Investition bereitgestellt und f\u00fcr wann Sie die Investition geplant haben. Schlie\u00dflich spricht nichts gegen eine Ver\u00f6ffentlichung aller Lieferanten, die das Pflichtenheft zur Beantwortung erhalten haben.<\/p>\n 5. Sorgen Sie daf\u00fcr, dass der Lieferant ein gutes Angebot machen kann<\/p>\n Das Pflichtenheft sollte in elektronischer Form zur Verf\u00fcgung gestellt werden. Somit k\u00f6nnen alle Fragen direkt in die Originalvorlage eingetippt werden. F\u00fcr die Beantwortung des Pflichtenheftes sollten dem Lieferanten mindestens drei Wochen einger\u00e4umt werden. Sie sollten Zeit einplanen, in der Sie eventuelle R\u00fcckfragen der Lieferanten zu Ihrem Pflichtenheft beantworten. Benennen Sie die Kontaktpersonen, die der Lieferant zur Beantwortung etwaiger Fragen kontaktieren kann. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, im Rahmen der Pflichtenheftbeantwortung eine „Frage-und-Antwort-Session“ mit allen angeschriebenen Lieferanten durchzuf\u00fchren. Sie stehen allen Spezialisten einmalig zur Verf\u00fcgung und sparen somit Zeit. F\u00fcr die konkurrierenden Lieferanten ist hiermit gew\u00e4hrleistet, dass jeder \u00fcber den gleichen Wissensstand verf\u00fcgt und Sie sparen sich damit den „Sales Talk“ der individuellen Anbieter.<\/p>\n Und zum Schluss<\/p>\n Achten Sie darauf, dass Ihr Pflichtenheft nicht zu umfangreich wird. Ein gutes Pflichtenheft sollte 20 Seiten nicht \u00fcberschreiten!<\/p>\n Wir w\u00fcnschen viel Erfolg !!!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Tuesday 16.05.2006 11:58 Uhr Rubrik: News Ein Unternehmen hat die Entscheidung getroffen, dass eine neue Software eingef\u00fchrt werden soll. Die erste Aufgabe besteht darin, ein Dokument zu erstellen, das alle Anforderungen detailliert auflistet. Ein Projektteam wird zusammengestellt und ein Unternehmensberater zu Rate gezogen. Nach viel Arbeit ist das Kind geboren: das Pflichtenheft ist fertig. Ernsthaft […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[28],"tags":[],"class_list":["post-871","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archiv"],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/871","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=871"}],"version-history":[{"count":1,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/871\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":872,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/871\/revisions\/872"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=871"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=871"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/emaa.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=871"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}